Centrum Kultury Gminy Biskupice | Rodo - ochrona danych osobowych na wydarzeniach

Informacja dla osób trzecich w związku z zarządzaniem jednostką, zapewnianiem komunikacji, współpracą z kontrahentami i obsługą korzystających z naszych usług

1. Administratorem danych jest Centrum Kultury Gminy Biskupice, adres: Tomaszkowice 455, 32-020 Wieliczka tel. 12 455 51 70, e-mail: kultura@biskupice.pl,

2. Funkcję Inspektora ochrony danych pełni podmiot: PQ sp. z o.o. (kontakt listowny z Inspektorem

na powyższy adres Administratora; kontakt e-mailowy: iod@pq.net.pl),

3. Dane osobowe przetwarzamy tylko wtedy, gdy mamy do tego uzasadniony cel oraz zezwalają nam na to przepisy Rozporządzenia znanego jako RODO^[1].

4. Naszym głównym celem jest realizacja zawartej z Panią/Panem umowy, lub do podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO) poprzez:

· zakup towarów i usług,

· wykonywanie działań związanych z realizacją umów oraz czynności przed ich zawarciem,

· obsługę zapytań poprzez naszą skrzynkę e-mail w zakresie realizacji umowy,

· rozliczenia księgowe,

· wnoszenie przez nas reklamacji.

5. Będziemy przetwarzać Pana/Pani dane osobowe również, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c. RODO) w celu:

· regulacji płatności (rachunek, faktura) na podstawie działu XI i XII Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,

· prowadzenia ewidencji księgowej na podstawie Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

· Obsługi skarg i wniosków na podstawie dział VIII Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego,

· Podania danych na stronę BIP i upowszechniania ich w związku z realizacją zadań z zakresu dostępu do informacji publicznej na podstawie Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;

6. Będziemy przetwarzać Pana/Pani dane osobowe do realizacji celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit f. RODO), którymi są:

· zapisywanie w urządzeniach końcowych plików cookie (tzw. „ciasteczka”), w przypadku korzystania przez Panią/Pana z naszych stron i komunikatorów internetowych mediów społecznościowych,

· przetwarzanie danych osób wskazanych do kontaktu przez kontrahenta lub go reprezentujących w celu zapewnienia realizacji umów i świadczenia usług, obsługi administracyjnej tych procesów oraz ewentualne dochodzenie roszczeń, prowadzenie postępowań sądowych i windykacyjnych,

· przetwarzanie danych osobowych zawartych w e-mailach jednostki w celu zapewnienia komunikacji z kontrahentem, osobami wyznaczonymi do kontaktu przez kontrahenta i zapewnienia bezpieczeństwa usługi oraz innymi osobami i instytucjami kontaktującymi się

z nami w ten sposób,

· obsługi systemu rezerwacji biletów oraz systemu identyfikacji uczestników imprez (identyfikatory) przy czym ten cel przetwarzania może również być realizowany na podstawie dobrowolnej zgody, a zależne jest to rodzaju przedsięwzięcia dla którego stosowane będą wskazane formy przetwarzania danych.

7. Będziemy przetwarzać Pana/Pani dane osobowe do realizacji celów realizowanych w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit e. RODO), którym jest:

· dochodzenia należności,

· prowadzenia postępowań sądowych,

· przechowywania danych dla celów archiwalnych oraz zapewnienia rozliczalności;

· przetwarzanie danych osób kontrolujących jednostkę zawartych w dokumentacji kontroli oraz w audytach,

· przekazywanie danych do podmiotu udzielającego nam dotacji do prowadzonej działalności,

8. W przypadku prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych dane będziemy przetwarzać:

· dla postępowań spełniających kryteria ustawowe podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit c., art 9 ust. 2 lit. g i art 10 RODO oraz Ustawa z dnia 11.09.2019 - Prawo zamówień publicznych (w tym w szczególności art. 18-19 i 74-76), Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.

· dla postępowań nie kwalifikujących się do postępowania w trybie ww. ustawy. art 6 ust. 1 lit. e, art 9 ust. 2 lit a oraz art. 10 RODO,

· z uwzględnieniem możliwości ograniczenia praw jednostki wynikających z art. 19 ust. 2 Ustawy PZP według, którego skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą,

z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy,

· w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą (dla postępowań objętych ustawą) art 6 ust. 1 lit. e, art 9 ust. 2 lit a oraz art. 10 RODO,

· z uwzględnieniem możliwości ograniczenia praw jednostki wynikających z art. 19 ust. 3 Ustawy PZP, według którego zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania (dla postępowań objętych ustawą),

9. Rozpatrzymy Pani/Pana sprzeciw wobec danych, które przetwarzamy w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez naszą jednostkę oraz w interesie publicznym.

10. Posiada Pani/Pan prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych przetwarzanych na podstawie udzielonej zgody. Nie będzie to miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie zgody przed jej cofnięciem,

11. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzać nasi pracownicy, którym wydamy upoważnienia. Pana/Pani dane mogą też przetwarzać podmioty z nami współpracujące, z którymi zawrzemy specjalne umowy powierzenia. Przekażemy też Pani/Pana dane instytucjom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Wykaz uprawnionych podmiotów i instytucji przedstawiamy na końcu informacji.

12. Pani/Pana dane osobowe, jako strony umowy, osoby reprezentującej kontrahenta lub w jego imieniu wyznaczonej do kontaktu będziemy przetwarzać przez okres realizacji umowy (świadczenia usługi), a po tym okresie przez 10 lat. W przypadku dochodzenia roszczeń lub postępowania sądowego przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania, a nastepnie w celach archiwalnych przez okres 10 lat, od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy. Postepowania o udzielenie zamówień publicznych przez 4 lata. Skargi, wnioski, dokumenty kontroli uprawnionych podmiotów i audyty przez 25 lat.

13. Podanie Pani/Pana danych do realizacji umowy jest obowiązkiem umownym. Ich brak może być dla nas przeszkodą uniemożliwiającą realizację usługi, podanie danych na podstawie przepisów prawa oraz w interesie publicznym wskazanym w przepisach prawa jest obowiązkiem ustawowym. W pozostałych przypadkach podanie danych jest dobrowolne, ale może uniemożliwiać realizację celów przetwarzania.

14. Umożliwiamy Pani/Panu dostęp do danych osobowych, zawsze można je sprostować jeśli będziemy przetwarzać błędne dane lub gdy zmienią się. Mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania danych, jeśli będziecie uważać, że przetwarzamy za dużo danych. Możecie żądać Państwo usunięcia danych, ale nie będziemy tego mogli zrobić wobec danych przetwarzanych przez nas na podstawie przepisów prawa.

15. Przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Możecie Państwo to zrobić, gdy uznacie, że naruszamy przepisy prawa przetwarzając te danie lub nie zapewniamy właściwego bezpieczeństwa tych danych.

16. Wszelkie decyzje w naszej jednostce podejmujemy wyłącznie poprzez pracę i analizę danych przez człowieka i nie robią tego za nas wyłącznie maszyny, programy i urządzenia techniczne. Również w ten sposób bez udziału człowieka na podstawie zebranych danych osobowych nie oceniamy osób.

17. Odbiorcą danych jest osoba fizyczna lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu Administrator ujawnia dane zebrane dane osobowe, przy czym zgodnie z art. 4 ust. 9 RODO organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, nie są uznawane za odbiorców. W związku z powyższym najważniejsi odbiorcy danych jednostki to:

· dostawca hostingu strony internetowej i usług e-mail:

· usługi IOD - PQ sp. z o.o., Naprawa 598, 32-240 Jordanów,

· uczestnicy imprez organizowanych przez Centrum Kultury Gminy Biskupice

· podmioty obsługujące imprezy (w tym firmy ochroniarskie),

· organizatorzy imprez, w których CK bierze udział (w tym współorganizatorzy imprez),

· media: prasa, radio, telewizja.

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)